Leje- og anvendelsesbetingelser for Ribe Handels mobilscene

  1. Generelt

Mobilscenen udlejes af Ribe Handel til arrangementer i Ribe og omegn. Ved booking accepterer lejer nedenstående betingelser.

Lejer erklærer ved booking at have læst og accepteret disse betingelser samt at være bekendt med eget ansvar for arrangementets afvikling, sikkerhed og nødvendige myndighedsgodkendelser.

  1. Booking og betaling

Reservation er først bindende, når Ribe Handel har bekræftet bookingen skriftligt.

Faktura fremsendes efter aftale og skal betales senest på den angivne forfaldsdato.

Ribe Handel forbeholder sig ret til at afvise eller annullere en booking, hvis de nødvendige forhold for sikker opstilling ikke kan opfyldes.

Ribe Handel kan kræve depositum eller forudbetaling efter nærmere aftale.

  1. Afbestilling
  • Afbestilling mere end 30 dage før arrangementsdato: Ingen gebyr.
  • Afbestilling 14-30 dage før arrangementsdato: 50 % af den aftalte lejepris faktureres.
  • Afbestilling mindre end 14 dage før arrangementsdato: Den fulde lejepris faktureres.

Ved dokumenteret force majeure kan Ribe Handel efter konkret vurdering dispensere fra ovenstående.

  1. Placering og adgangsforhold

Lejer er ansvarlig for, at:

  • Opstillingsarealet er plant, stabilt og egnet til scenens vægt og størrelse.
  • Der er fri adgang for køretøj til opstillingsstedet.
  • Nødvendige tilladelser fra myndigheder, lodsejere eller andre relevante parter er indhentet.
  • Eventuelle parkerings- eller adgangsafgifter afholdes af lejer.

Hvis adgangsforholdene ikke svarer til de oplyste forhold ved booking, kan ekstra omkostninger til transport, ventetid, ekstra bemanding eller forgæves kørsel faktureres lejer.

  1. Opstilling og nedtagning

Opstilling og nedtagning må kun udføres af personer godkendt af Ribe Handel.

Lejer må ikke foretage ændringer på scenens konstruktion.

Scenen må ikke flyttes efter opstilling uden forudgående skriftlig aftale med Ribe Handel.

Tidspunkt for levering, opstilling, nedtagning og afhentning aftales særskilt.

Eventuel ventetid som følge af manglende adgang eller utilstrækkelige forhold faktureres lejer.

Lejer skal stille minimum 3-4 arbejdsdygtige personer over 18 år til rådighed for at assistere ved opstilling og nedtagning af mobilscenen på de aftalte tidspunkter. De personer, som lejer stiller til rådighed, skal følge anvisninger fra Ribe Handels ansvarlige under hele opstillings- og nedtagningsprocessen.

Såfremt lejer ikke kan stille det aftalte antal hjælpere til rådighed, forbeholder Ribe Handel sig ret til:

  • at rekvirere ekstra mandskab for lejers regning,
  • at udskyde opstilling eller nedtagning,
  • eller i yderste tilfælde at aflyse opstilling eller nedtagning, hvis dette vurderes nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager.

Eventuelle ekstraomkostninger, ventetid eller forgæves kørsel som følge af manglende hjælpere faktureres lejer.

  1. Sikkerhed

Lejer er ansvarlig for sikker afvikling af arrangementet og skal sikre:

  • At scenen ikke overbelastes.
  • At publikum ikke får adgang til områder, der er afspærret eller beregnet til teknik og personale.
  • At gældende regler for brand-, sikkerheds- og arbejdsmiljøforhold overholdes.
  • At nødvendige vagter, afspærringer og sikkerhedsforanstaltninger etableres.
  • At der ikke monteres udstyr, bannere, skilte, lys-, lyd- eller andet ophæng på scenens konstruktion uden forudgående godkendelse fra Ribe Handel.

Ribe Handel eller den af Ribe Handel udpegede ansvarlige træffer den endelige beslutning om, hvorvidt scenen kan anvendes under de aktuelle forhold.

Ribe Handel kan kræve, at arrangementet standses, hvis sikkerheden vurderes utilstrækkelig.

  1. Vejrforhold

Mobilscenen er konstrueret til almindelige danske vejrforhold, men sikkerheden har altid højeste prioritet.

Scenen må ikke anvendes ved vindhastigheder over 17 m/s.

Ved kraftig blæst, storm, ekstreme nedbørsmængder eller andre vejrmæssige forhold kan Ribe Handel kræve arrangementet aflyst eller scenen taget ud af drift.

Ribe Handel eller dennes repræsentant træffer den endelige beslutning om scenens anvendelse under de aktuelle vejrforhold.

Lejer skal under hele lejeperioden udpege en ansvarlig kontaktperson, som er tilgængelig telefonisk døgnet rundt.

Hvis Ribe Handel vurderer, at vejrforholdene nødvendiggør det, er lejer forpligtet til straks at stille det nødvendige mandskab til rådighed for nedkørsel af scenens tag, bagtæppe eller andre sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Den ansvarlige kontaktperson fungerer som tilkaldevagt og skal kunne møde frem eller skaffe det nødvendige mandskab inden for kortest mulig tid.

Manglende reaktion eller manglende fremmøde sker på lejers ansvar.

Såfremt Ribe Handel må rekvirere ekstra assistance eller foretage nødforanstaltninger som følge af lejers manglende reaktion, faktureres samtlige omkostninger lejer.

Eventuelle udgifter, tab eller følgeomkostninger som følge af vejrlig dækkes ikke af Ribe Handel.

  1. Ansvar og forsikring

Mobilscenen er forsikret af Ribe Handel.

Lejer er ansvarlig for skader på scenen, inventar eller tilhørende udstyr, som skyldes lejer, medhjælpere, leverandører eller publikum.

De personer, som lejer stiller til rådighed ved opstilling og nedtagning, deltager på lejers ansvar, og lejer er ansvarlig for, at disse personer er fyldt 18 år og er arbejdsdygtige.

Lejer anbefales at have en gyldig ansvarsforsikring, der dækker arrangementets afvikling.

Lejer hæfter for samtlige omkostninger til reparation, rengøring, transport, genanskaffelse samt eventuelle ekstraudgifter som følge af skader på scenen eller tilhørende udstyr.

Ribe Handel kan ikke gøres ansvarlig for:

  • driftstab,
  • tabt omsætning,
  • aflyste arrangementer,
  • indirekte tab,
  • eller følgeskader i forbindelse med arrangementet.

Ribe Handels samlede eventuelle erstatningsansvar kan aldrig overstige den aftalte lejepris.

  1. Skader og mangler

Eventuelle skader eller fejl skal straks meddeles til Ribe Handel.

Manglende anmeldelse kan medføre, at lejer hæfter for konstaterede skader ved nedtagning.

Ribe Handel kan foretage foto- og videodokumentation af scenens stand før opstilling og efter nedtagning.

  1. Renholdelse

Lejer skal aflevere området omkring scenen i ryddelig stand.

Ekstra udgifter til oprydning, rengøring eller bortskaffelse af affald kan faktureres lejer.

  1. El og teknisk udstyr

Medmindre andet er aftalt, er lejer ansvarlig for:

  • Strømforsyning til arrangementet.
  • Lyd-, lys- og AV-udstyr.
  • Eventuelle teknikere og operatører.
  • At alt teknisk udstyr er lovligt, forsvarligt og korrekt installeret.
  1. Myndighedstilladelser

Lejer er eneansvarlig for indhentelse af alle nødvendige tilladelser og godkendelser, herunder eventuelle tilladelser fra politi, kommune, vejmyndigheder, brandmyndigheder, lodsejere eller andre relevante myndigheder.

  1. Force majeure

Ribe Handel er ikke ansvarlig for manglende levering eller forsinkelser som følge af forhold uden for foreningens kontrol, herunder ekstremt vejr, myndighedspåbud, strejke, brand, sygdom, tekniske fejl eller andre uforudsete hændelser.

  1. Billeder og markedsføring

Ribe Handel kan anvende billeder af mobilscenen fra arrangementet til dokumentation og markedsføring, medmindre andet er aftalt skriftligt.

  1. Tvister

Eventuelle uoverensstemmelser søges løst i mindelighed mellem parterne.

Kan enighed ikke opnås, afgøres sagen efter dansk ret med Retten i Esbjerg som værneting.